■従業員に外国の方はいないが、添え状を「やさしい日本語」にしてみた

・高齢者が多い（メール、チャット、LINEなど不可）

・添え状がビジネス文書の様式だと、一文字も読まない人が多い

・書類の返送が必要と書いていても読まないので、気づかず放置する人がいた

・ひどい場合は、添え状で説明しているにもかかわらず、想像力逞しく壮大な勘違いをして、怒って連絡してくる人もいた

このような状況だったので、下記リンク先を参考に「やさしい日本語」で添え状を作ってみることにした。

https://togetter.com/li/1871803

例は退職後の離職票手続きについてで、弊社は電子申請をしているため、旧来の手書きの離職票とは異なる点があるため、下記のような文章となっている。

まだ改善の余地はあるだろうし、試行錯誤も続くだろうが、まずはこれで。

なお、確認書の記入例も同封している。また、適宜赤文字やアンダーラインも利用している。

…………

離職票の手続きについて

＊多くの方に伝わるよう、平易な文章で書いています。また、時候の挨拶など形式的な文章は廃止しました。

1.同封の「確認書」に、署名とハンコを押し、送り返してください。離職票の手続きに必要なものです。

2.手続きが済みましたら、A4サイズの離職票を郵送します。

3.離職票は、社内で事務員が作成するものではありません。いろいろな書類をそろえ、ハローワークに提出後、ハローワークが離職票を発行します。そのため、少し時間がかかります。

………

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