■こっちから声をかけないと問題点を共有してくれない人への対応はどうしたらよいのか。

例えば、朝一で仕事を振って午後に状況確認すると、序盤で詰まってて作業自体一切進んでないみたいな人。

詰まったら連絡してと事前に言っていても連絡してくれない。

1. 期待を明確に伝える

問題を共有しない人に対しては、タスクを割り当てる際に曖昧さを排除し、具体的な指示を出すことが重要です。

タスクと期限の明確化: 「これをやって」とだけ伝えるのではなく、具体的なタスク内容と期限を明示します。

例: 「このタスクは午前中に終わらせて、午後1時に進捗を報告してください。」

報告のタイミングを指定: 自発的な報告を待つのではなく、報告のタイミングを事前に決めてしまいます。

例: 「1時間ごとに進捗をチャットで報告してください。」

これにより、相手が自分で判断する負担を減らし、報告が習慣化しやすくなります。

2. 定期的なチェックインを実施する

相手が自ら連絡しない場合、こちらから進捗を確認する仕組みを入れるのが効果的です。

短い間隔での確認: タスクを振った後、1時間ごとや作業の節目ごとに進捗をチェックします。これで問題を早期発見できます。

例: 「10時に進捗を教えてください」と事前に伝える。

自然な声かけ: 確認を負担に感じさせないよう、「順調に進んでる？」「何か困ってることある？」と軽いトーンで聞くとよいでしょう。

3. フィードバックを具体的に提供する

問題が発覚した際の対応を通じて、報告の重要性を伝え、行動を改善してもらいます。

具体的な指摘: 責めるのではなく、次にどうしてほしいかを明確に伝えます。

例: 「午後に確認したら作業が進んでなかったね。次からは詰まった時点で連絡してほしいな。」

ポジティブな強化: もし報告があった場合は、その行動を褒めて習慣化を促します。

例: 「早めに連絡してくれて助かったよ。これで対応が早くなった。」

4. サポート体制を整える

詰まったときに連絡しづらいと感じている可能性があるため、サポートを身近に感じられる環境を作ります。

連絡先やリソースの提供: 誰に聞けばいいか、どうすれば解決できるかを事前に伝えます。

例: 「何か問題があればすぐに私に連絡してね。あるいは、このマニュアルを見てみて。」

オープンな雰囲気作り: 問題を報告することへの心理的ハードルを下げます。

例: 「困ったことがあったら遠慮なく言ってね。問題を共有するのはチームのためだから。」

5. 自己管理能力の向上を促す

自発性が低い場合、タスク管理のスキルが不足している可能性があります。

タスク管理ツールの活用: ToDoリストやアプリ（例: Trello）の使用を提案します。

例: 「タスクをリストにして進捗を見えるようにするとやりやすいよ。」

細分化のアドバイス: 大きなタスクを小さなステップに分け、それぞれに期限を設定するよう促します。

6. 教育やトレーニングの機会を提供する

長期的な改善を目指すなら、スキルを伸ばすサポートも有効です。

ワークショップの提案: タスク管理や問題解決のトレーニングを用意します。

例: 「タスク管理のワークショップがあるから参加してみて。」

メンターの設定: 相談しやすい先輩やメンターをつけるのも一案です。

まとめ

このような状況では、期待を明確に伝えること、定期的にこちらから確認すること、具体的なフィードバックで報告の重要性を認識させること、そしてサポート体制を整えることが鍵です。さらに、相手の自己管理能力を高めるサポートをすることで、自発的に動けるようになる可能性が上がります。まずは小さなステップから始め、徐々に習慣化させていくのが現実的です。例えば、「今日のタスクは10時と12時に進捗を教えてね」と具体的に伝え、こちらからもフォローしてみてください。これで作業の停滞が減り、コミュニケーションも改善していくはずです。

Permalink | 記事への反応(2) | 19:26

ツイートシェア